duminică, 8 mai 2011

Prezentare Multimedia

Multimedia

Operaţii cu slide-uri

Selectarea unui diapozitiv (slide)
Intr-o prezentare grafica, selectarea diapozitivelor se poate realiza atat in panoul Outline, utilizand modul de vizualizare Normal, cat si in panoul Slide, utilizand modul de vizualizare Side Sorter. Pasii necesari pentru a selecta cu succes unul sau mai multe diapozitive dintr-o prezentare grafica, sunt:
  • Pentru a selecta un diapozitiv realizati clic-stanga pe el, daca sunteti in panoul Slide utilizand modul de vizualizare Side Sorter sau realizati clic-stanga pe structura, numarul sau pictograma diapozitivului  dorit, daca folositi panoul Outline, utilizand modul de vizualizare Normal- oricare varianta de selectie ati folosi-o, selectia dintr-un panou se va reflecta si in celalalt panou;
  • Pentru a selecta o serie de mai multe diapozitive plasate intr-o ordine continua atat in panoul Outline, utilizand modul de vizualizare Normal, cat si in panoul Slide, utilizand modul de vizualizare Side Sorter, realizati clic-stanga pe primul diapozitiv apoi activand cu mentinere tasta Shift, realizati clic-stanga pe ultimul diapozitiv dorit a fi selectat sau clic-stanga cu mentinere urmat de definirea unui anumit domeniu care sa includa fisierele dorite;
  • Pentru a selecta o serie de mai multe diapozitive plasate intr-o ordine discontinua atat in panoul Outline, utilizand modul de vizualizare Normal, cat si in panoul Slide, utilizand modul de vizualizare Side Sorter, realizati clic-stanga pe primul diapozitiv apoi activand cu mentinere tasta Ctrl, realizati clic-stanga pe fiecare  diapozitiv dorit a fi selectat.
Inserarea de diapozitive din alta prezentare
Pentru a insera diapozitive din alta prezentare, parcurgeti pasii:
  • Selectati cu clic-stanga diapozitivul imediat urmator dupa inserarea care va urma;
  • Selectati comanda Slide from Files- va apare caseta de dialog Slide Finder (Fig.5.2.3);
  • Selectati prezentarea sursa in caseta File utilizand butonul Browse ;
  • Selectati cu clic-stanga unul sau mai multe slide-uri pe care doriti sa le inserati in prezentarea destinatie;
  • Validati alegerile prin actionarea butonului Insert sau daca doriti sa inserati toate diapozitivele actionati butonul Insert All;
  • Inchideti caseta de dialog Slide Finder prin actionarea butonului Close- prezentarea destinatie va fi imbogatita cu slide-urile inserate.
Mutarea unui diapozitiv
Pasii necesari pentru a realiza mutarea unui sau mai multor diapozitive atat in panoul Outline, varianta de vizualizare Normal, cat si in panoul Slide, varianta de vizualizare Slide Sorter, sunt:
  • Selectati diapozitivul sau diapozitivele dorite a fi mutate;
  • Selectati meniul Edit\comanda Cut ;
  • Selectati diapozitivul in fata caruia doriti sa inserati selectia anterioara;
  • Realizati lipirea prin actionarea meniu Edit\comanda Paste sau comanda Paste din meniul imediat activat cu clic-dreapta.
sau
  • Selectati diapozitivul sau diapozitivele, respectiv numarul sau pictograma diapozitivului/diapozitivelelor dorite a fi mutate (Fig.5.2.4) cu mentinerea primei taste dintr-o eventuala combinatie de taste in cazul selectiei de mai multe diapozitive;
  • Mentinand activat butonul stang al mouse-ului, se va trage indicatorul acestuia inaintea diapozitivul in fata caruia doriti sa inserati selectia;
  • Eliberati butonul stang al mouse-ului.
Se poate observa imediat reordonarea diapozitivelor atat ca numerotare cat si ca amplasare.
Copierea unui diapozitiv
Pasii necesari pentru a realiza copierea unui sau mai multor diapozitive, sunt:
  • Selectati diapozitivul sau diapozitivele dorite a fi copiate;
  • Selectati meniul Edit\comanda Copy;
  • Selectati diapozitivul in fata caruia doriti sa inserati selectia anterioara;
  • Realizati copierea  prin actionarea meniu Edit\comanda Paste sau comanda Paste din meniul imediat activat cu clic-dreapta.

Slide-uri

Din punctul de vedere al proiectantului, un slide este similar unei pagini dintr-un document Word (analogia este totusi relativa) pe care trebuie sa-l completeze cu anumite informatii si care trebuie sa fie formatat intr-un mod anumit (pentru a pastra unitatea prezentarii). Datorita specificului unei prezentari electronice, informatia trebuie sa fie continuta intr-un spatiu relativ restrans (trecerea la alt slide nu se realizeaza in mod automat) si nu poate fi prea vasta deoarece incarcarea unui slide cu multa informatie reduce receptarea acesteia de catre auditoriu.
Ca ajutor in proiectare, PowerPoint ofera 24 de modele (AutoLayout) de slide-uri. Fiecare asemenea model propune o structura simpla de slide, creata prin studierea necesitatilor practice ale unei prezentari. De exemplu, se propun slide-uri cu text (titluri, liste etc.), slide-uri cu text si diagrame, slide-uri cu text si imagini, slide-uri cu diagrame de organizare etc. Fiecare obiect propus intr-un layout este indicat printr-o rezervare de loc (placeholder), figurata printr-un chenar dreptunghiular punctat, urmand ca utilizatorul sa plaseze efectiv in acel loc un obiect propriu din aceeasi clasa (text in zona text, diagrama in locul rezervat unei diagrame etc.). Acest proces se realizeaza prin dublu-click pe rezervare si raspuns la dialogurile eventuale activate.
Spre deosebire de documentele Word, un slide nu are margini predefinite, obiectele pot fi pozitionate oriunde in raport cu laturile slide-ului. Din acest punct de vedere, slide-ul actioneaza ca o fereastra: din obiectele care nu sunt plasate integral pe slide se vad doar portiunile de pe slide. Pentru alinierea unitara a obiectelor se poate comanda fixarea unor linii de ghidaj care pot juca rolul de margini (comanda Guides din meniul View).
Observatie. Structurile propuse nu sunt definitive, in sensul ca utilizatorul poate sa elimine unele obiecte, poate adauga obiecte proprii etc. Un placeholder poate fi deplasat si/sau redimensionat ca orice alt obiect grafic. Se poate de asemenea alege layout-ul blank pe care nu exista rezervari de locuri.

Tipuri de vizualizări Powerpoint

Exista trei tipuri de vizualizari dintre care doua, Normal si Slide Sorter, sunt specifice momentului proiectarii prezentarii iar una, Slide Show, momentului reprezentatiei (executiei).

Normal view

Viziunea Normal este selectata prin comanda Normal din meniul View. Incepand cu PowerPoint 2000, viziunea normala prezinta trei zone – Outline pane, Slide pane si Notes pane – care pot fi redimensionate prin dragarea chenarelor.
Outline pane – situat de regula in partea stanga a ecranului, permite organizarea prezentarii la nivel de outline. Se poate procesa prin metodele uzuale in Microsoft Word pentru organizarea listelor ierarhizate. Constituie un mijloc rapid de navigare intre slide-uri. La salvarea ca pagina Web, acest frame contine tabla de materii a prezentarii.
Slide pane – situat in partea dreapta a ecranului, constituie frame-ul in care se editeaza slide-ul curent.
Notes pane – este situat sub Slide pane si permite adaugarea de note la slide-ul curent. Pentru note mai complexe (continand grafica) se va lucra in paginile de note (afisate prin View - Master - Notes master).

Slide sorter view

In aceasta viziune, initiata prin comanda Slide Sorter din meniul View, sunt prezentate prin miniaturi toate slide-urile prezentarii, ceea ce faciliteaza adaugarea, eliminarea si rearanjarea slide-urilor. Prin selectii multiple se pot fixa parametrii de tranzitie si temporizare pentru grupuri de slide-uri. Se pot de asemenea vedea animatii pe multiple slide-uri selectate prin comanda Animation Preview din meniul Slide Show.

Slide Show

In orice moment al lucrului se poate porni reprezentatia prin selectarea viziunii Slide Show, initiata de comanda sinonima din meniul View (sau unealta corespunzatoare).

Crearea unei prezentări

Pentru a raspunde la atat la solicitari din partea unor utilizatori cu diferite grade de experienta, cat si pentru faptul ca proiectarea unei prezentari corecte implica si o importanta latura estetica, Microsoft PowerPoint ofera mai multe moduri de creare a unei noi prezentari:
AutoContent wizard, care propune un model pe baza temei de prezentare;
– modificarea unei prezentari existente;
– pe baza unui template;
– pe baza unui outline creat in alta aplicatie (cum ar fi Microsoft Word);
– pornind de la zero.
Este recomandat ca, inaintea aplicarii ultimei posibilitati, sa se studieze cu atentie prezentari propuse ca model (fie cele propuse de Microsoft, fie prezentari avand alti autori experimentati). O prezentare buna trebuie sa raspunda si unor cerinte psihologice sau sociologice, sa aiba un aspect grafic echilibrat, ceea ce necesita un antrenament special, care nu poate fi redus doar la cunoasterea informatiilor care se transmit efectiv.
Observatie. La pornirea aplicatiei, PowerPoint afiseaza un dialog care permite selectarea uneia dintre metodele principale de creare a prezentarilor.

Crearea unei prezentari pe baza unui continut sugerat

  1. Se da comanda New din meniul File si se deschide fisa General.
  2. Se alege AutoContent Wizard si se urmeaza instructiunile afisate. Printre tematicile propuse sunt: Recomandarea unei strategii, Raportarea unui progres, Adunarea generala a companiei, Prezentarea unui proiect, Plan de marketing etc. Fiecare tema are atasata o prezentare model complexa care se va modifica potrivit cerintelor utilizatorului.
  3. Se modifica prezentarea propusa prin trecerea informatiilor de identificare proprii, adaugarea/completarea de text/grafica etc.
  4. La sfarsit se da comanda Save din meniul File si da la salvare un nume propriu noii prezentari.
  5. Se deschide prezentarea luata ca model.
  6. Se modifica prezentarea potrivit noilor cerinte.
  7. Se salveaza prezentarea cu un nume nou (Save As din meniul File).
  8. Se da comanda New din meniul File si se deschide fisa Design Templates.
  9. Se alege un template si se da OK.
  10. Se alege un plan (layout) pentru slide-ul titlu si se completeaza titlul si alte informatii care se doresc.
  11. Se da comanda New Slide (din meniul Insert) sau se alege Common Tasks (de pe bara de unelte Formatting) si apoi New Slide si se alege planul pentru urmatorul slide.
  12. Se completeaza noul slide (care este deja formatat potrivit template-ului selectat).
  13. Se repeta pasii 5 si 6 pana la completarea prezentarii.
  14. Se salveaza sub un nume propriu.

Crearea unei prezentari pornind de la o prezentare existenta

Crearea unei prezentari pe baza unui template

Crearea unei prezentari pe baza unei schite (outline)

Printr-un outline se intelege un document de tip text formatat intr-o structura ierarhizata de stiluri. Se pot utiliza documente Word (.doc), documente Rich Text Format (.rtf), documente text (.txt), sau HTML (.htm). La importul unui document Word, HTML sau RTF, PowerPoint utilizeaza structura de stiluri a outline-ului: heading 1 devine titlu de slide, heading 2 devine primul nivel de lista etc. Daca documentul nu contine stiluri, PowerPoint foloseste indentarea paragrafelor pentru identificarea nivelelor de lista. Cu acelasi rol sunt utilizate caracterele TAB situate la inceputul paragrafelor la importul unui fisier text (.txt) iar slide-ul master al prezentarii curente determina formatul titlurilor.si al textelor.
Este de remarcat ca un document deschis in Microsoft Word poate fi deschis direct in PowerPoint prin comanda Send To din meniul File si selectarea optiunii Microsoft PowerPoint.

Crearea prezentarii prin importul unui outline

  1. Se da comanda Open din meniul File.
  2. In lista Files of type se alege All outlines.
  3. Se alege din lista Name documentul dorit.
  4. In zona outline a prezentarii se selecteaza slide-ul dupa care are loc inserarea.
  5. Se da comanda Slides from Outline din meniul Insert.
  6. Se alege, din dialogul afisat, documentul care contine outline-ul inserat.

Inserarea unui outline intr-o prezentare existenta

Crearea unei prezentari pornind de la zero

Procedura este similara celei de creare a unei prezentari pe baza unui template de proiectare.
  1. Se da comanda New de pe bara de unelte Standard (sau prin succesiunea File - New - fisa General - Blank Presentation) si se alege layout-ul pentru slide-ul titlu.
  2. Se completeaza slide-ul titlu.
  3. Se da comanda New Slide (din meniul Insert) sau se alege Common Tasks (de pe bara de unelte Formatting) si apoi New Slide si se alege planul pentru urmatorul slide.
  4. Se completeaza noul slide.
  5. Se repeta pasii 4 si 5 pana la completarea prezentarii.
  6. Se modifica prezentarea potrivit necesitatilor.
  7. Se salveaza fisierul sub un nume propriu.

Proiectarea slide-urilor

Ca si celelalte aplicatii din Microsoft Office, PowerPoint permite utilizarea mai multor tipuri de vizualizari a unei prezentari. In fiecare dintre acestea se efectueaza mai simplu anumite operatiuni cu diapozitivele. Ideea centrala este aceea ca slide-urile prezentarii se creeaza secvential. Fiecare slide poate sa contina diferite obiecte (zone text si grafica), editarea acestora efectuandu-se cu tehnici similare celorlalte aplicatii (Word, Excel) din Microsoft Office. De asemenea, unui slide i  se pot fixa atribute privind executia si i se pot atasa efecte grafice si sonore. Ordinea slide-urilor, element de baza al reprezentatiei, se poate modifica oricand in timpul proiectarii sau poate fi fixata dinamic in timpul reprezentatiei prin introducerea unor controale.

Animatii

Prin animatie se intelege efectul vizual care produce afisarea dinamica unui text sau obiect grafic (texte care defileaza, imagini care apar dintr-o anumita directie etc.). Acestea sunt utilizate pentru punctarea si atragerea atentiei publicului asupra unor elemente ale slide-ului.
Prin tranzitie se intelege modul in care apare afisat un nou slide al prezentarii. Sunt disponibile in PowerPoint diferite efecte vizuale prin care slide-ul nou il inlocuieste pe cel vechi si se poate stabili si timpul in care are loc inlocuirea.

Muzica, sunete si video-clip-uri

Pe langa efectele vizuale ale animatiilor si tranzitiilor, se pot atasa unei prezentari sunete si muzica, avand acelasi scop de a puncta anumite elemente mai importante. Pot fi incluse in prezentare si video-clip-uri.

Naratiuni

Prezentarea poate fi insotita si de un comentariu oral, inregistrat in prealabil sau in timpul expunerii. Aceasta posibilitate poate fi exploatata in prezentarile dedicate cu precadere autoinstruirii, oferind cursantului si comentariile instructorului. Nu trebuie totusi ca explicatiile orale sa fie baza intelegerii materialului prezentat, mai ales in ipoteza ca anumite persoane interesate au dificultati in receptarea sunetelor (de exemplu calculatorul utilizat nu are placa de sunet etc.).

Prezentările computerizate

Comunicarea rapoartelor (create eventual in Microsoft Word), a analizelor de situatii (obtinute eventual in Microsoft Excel) sau a oricaror alte informatii constituie o parte tot mai importanta a activitatii din orice domeniu social. Dintr‑un proces simplu, care cuprindea in mod esential doar pe cel care alcatuia materialul prezentat, comunicarea devine un proces complex care include ca element esential si pe cei carora le sunt destinate informatiile transmise. Din acest motiv este foarte important sa se aleaga acele mijloace de comunicare prin care efectul asupra auditoriului sa fie maxim (mai multe informatii transmise, mai multe informatii receptate, obtinerea unui climat psihologic favorabil etc.). De asemenea, procesul de comunicare este diversificat prin aceea ca poate avea loc in mod organizat (sedinte, congrese, teleconferinte, discutii in retea etc.) sau nu (consultare individuala a unor prezentari). Adaugand la cele spuse anterior intrarea in epoca vizualului ("o imagine valoreaza cat o mie de cuvinte"), se poate conchide ca dintr‑un pachet de programe specializat pentru activitatea dintr‑un birou nu putea sa lipseasca o componenta dedicata cu precadere comunicarii de informatii. Spunem cu precadere pentru ca, in definitiv, documentele create in procesoarele de texte, calculul tabelar sau interogarea bazelor de date au, de regula, si o componenta care tine de comunicare.
Componenta, din suita Microsoft Office, dedicata prezentarilor este Microsoft PowerPoint. In continuare se discuta aspectele unei prezentari electronice luand ca baza conceptele utilizate in PowerPoint, acestea fiind insa identificabile si in alte produse de prezentare.

Componentele unei prezentari electronice

O prezentare electronica, atributul de electronic fiind dat de utilizarea calculatorului, are doua momente importante:
– proiectarea prezentarii si
– reprezentatia (executia prezentarii proiectate, show‑ul).
Initial, o prezentare electronica era alcatuita dintr‑o succesiune de imagini care se derulau pe ecranul calculatorului. Prin dezvoltarea mijloacelor multimedia, succesiunea de imagini poate fi insotita de muzica, de animatie, de clip‑uri filmate sau de legaturi catre alte documente sau pagini Web, astfel incat o prezentare este prin excelenta un document multimedia, care difera de un document static, cum ar fi un document Microsoft Word, prin dinamica activarii diferitelor sectiuni ale prezentarii in timpul show‑ului. Apare astfel distinctia intre momentul crearii prezentarii (proiectarea imaginilor succesive si a legaturilor necesare) si momentul executiei prezentarii, similara distinctiei dintre turnarea unui film si proiectarea acestuia in cinematografe. Este insa evident ca momentul crearii trebuie sa ataseze unei prezentari electronice toate uneltele necesare unei expuneri eficiente.
Din punctul de vedere al aplicatiei Microsoft PowerPoint, o prezentare constituie un singur document, salvat intr‑un singur fisier.
In continuare sunt prezentate principalele componente ale unei prezentari electronice in etapa proiectarii.

Slide‑uri (Slides)

Prin slide se intelege o imagine creata din elemente diverse (text, figuri, grafice etc.), succesiunea tuturor imaginilor alcatuind materialul care va fi expus auditoriului. O prezentare poate avea oricate slide‑uri, de orice grad de complexitate. Crearea slide‑urilor este un proces similar alcatuirii unui document Microsoft Office.
Pentru asigurarea consistentei unei prezentari exista un slide de un tip special, slide‑ul master, care contine informatii si formatari (titluri, embleme etc.) ce apar pe fiecare slide al prezentarii. Informatia din slide‑ul master este similara informatiei din antetul sau piciorul de pagina al unui document Word (se defineste o singura data si apare in acelasi format pe toate paginile).

Note (Notes)

Prin note sau notele vorbitorului (speaker's notes) se intelege textul atasat fiecarui slide si care contine explicatii suplimentare pe care prezentatorul vrea sa nu le uite in timpul expunerii. Acestea sunt destinate doar prezentatorului si nu sunt vazute de catre auditoriu. Pentru a avea acces la note in timpul expunerii, acestea trebuie sa fie tiparite.
Exista si un master al notelor, care contine informatiile care apar pe toate notele atasate slide‑urilor.
Nu este obligatoriu ca fiecare slide sa aiba atasate note.

Extrase (handouts)

Prin extrase se intelege un document tiparit, care contine in general imagini ale slide-urilor, si care este destinat auditoriului. Extrasele sunt impartite ascultatorilor/privitorilor cu scopul de a‑si reaminti ulterior de expunere sau de a urmari mai usor expunerea.
Exista de asemenea un master al extraselor, care contine informatiile care apar pe toate foile unui extras, similar unui antet din documentele Word.
Extrasele apar doar daca se cere tiparirea lor si nu sunt disponibile in timpul expunerii propriu‑zise.

Concepte ale reprezentatiei (expunerii)

Reprezentatia (expunerea) unei prezentari electronice trebuie sa aiba drept scop principal comunicarea eficienta a informatiilor. La aceasta contribuie atat modul de organizare a informatiilor in slide-uri, cat si grafica, inteleasa la nivel general, aleasa pentru sustinerea prezentarii. Elementele principale ale spectacolului produs de expunere sunt explicate in continuare.

Tipuri de prezentari

In functie de mediul utilizat in timpul expunerii, se pot deosebi urmatoarele tipuri de prezentari electronice:
– prezentari pe ecranul calculatorului (on-screen presentations),
– prezentari pe Web,
– prezentari pe folii transparente,
– prezentari pe diapozitive,
– prezentari pe foi tiparite.

Prezentari pe ecranul calculatorului

Acest tip de prezentare este cea mai completa si permite utilizarea tuturor instrumentelor oferite de PowerPoint. In functie de auditoriu se deosebesc:
  • Prezentarea de catre un vorbitor, cu precizarea ca utilizarea unui proiector este facilitata de componenta Projector Wizard care stabileste corect parametrii proiectiei in functie de tipul proiectorului.
  • Prezentare cu autoexecutie, utilizata la expozitii si reuniuni.
  • Conferinta online, efectuata impreuna cu aplicatia Microsoft NetMeeting permite distribuirea prezentarii in timp real catre destinatari aflati in locuri diferite.
  • Prezentare transmisa in retea prin e-mail sau Microsoft Outlook in format HTML astfel incat destinatarii pot sa o vada in Internet Explorer 4.0 (sau o versiune ulterioara).

Prezentari pe Web

O prezentare poate fi proiectata in mod special pentru Web si salvata in format HTML prin comanda Save as Web Page (meniul File). Documentul HTML principal obtinut contine controalele necesare navigarii intre slide-uri. Grafica din prezentare este salvata in format acceptat de browser-ele de navigare in Internet, rezultatul fiind, in final, o pagina Web suficient de complexa.

Prezentari pe folii transparente

Slide-urile proiectate in PowerPoint pot fi listate pe folii transparente si utilizate ulterior in expuneri cu un retroproiector.

Prezentarea pe diapozitive

Slide-urile prezentarii pot fi copiate, de catre un serviciu specializat, direct pe diapozitive de 35mm.

Prezentari pe foi tiparite

Daca se doreste tiparirea slide-urilor proiectate aceasta este posibila si se poate alege tiparirea in tonuri de gri sau in alb-negru. Se permite si vizualizarea in timpul proiectarii direct in tonuri de gri pentru alegerea corecta a nuantelor.
Exista si optiunea de a trimite imaginile slide-urilor catre Microsoft Word astfel incat sa poata fi incluse intr-un document Word.
Nu se va confunda aceasta posibilitate cu tiparirea notelor, a extraselor sau outline