Crearea unei prezentări

Pentru a raspunde la atat la solicitari din partea unor utilizatori cu diferite grade de experienta, cat si pentru faptul ca proiectarea unei prezentari corecte implica si o importanta latura estetica, Microsoft PowerPoint ofera mai multe moduri de creare a unei noi prezentari:

– AutoContent wizard, care propune un model pe baza temei de prezentare;

– modificarea unei prezentari existente;

– pe baza unui template;

– pe baza unui outline creat in alta aplicatie (cum ar fi Microsoft Word);

– pornind de la zero.

Este recomandat ca, inaintea aplicarii ultimei posibilitati, sa se studieze cu atentie prezentari propuse ca model (fie cele propuse de Microsoft, fie prezentari avand alti autori experimentati). O prezentare buna trebuie sa raspunda si unor cerinte psihologice sau sociologice, sa aiba un aspect grafic echilibrat, ceea ce necesita un antrenament special, care nu poate fi redus doar la cunoasterea informatiilor care se transmit efectiv.

Observatie. La pornirea aplicatiei, PowerPoint afiseaza un dialog care permite selectarea uneia dintre metodele principale de creare a prezentarilor.

Crearea unei prezentari pe baza unui continut sugerat

1. Se da comanda New din meniul File si se deschide fisa General.
2. Se alege AutoContent Wizard si se urmeaza instructiunile afisate. Printre tematicile propuse sunt: Recomandarea unei strategii, Raportarea unui progres, Adunarea generala a companiei, Prezentarea unui proiect, Plan de marketing etc. Fiecare tema are atasata o prezentare model complexa care se va modifica potrivit cerintelor utilizatorului.
3. Se modifica prezentarea propusa prin trecerea informatiilor de identificare proprii, adaugarea/completarea de text/grafica etc.
4. La sfarsit se da comanda Save din meniul File si da la salvare un nume propriu noii prezentari.
5. Se deschide prezentarea luata ca model.
6. Se modifica prezentarea potrivit noilor cerinte.
7. Se salveaza prezentarea cu un nume nou (Save As din meniul File).
8. Se da comanda New din meniul File si se deschide fisa Design Templates.
9. Se alege un template si se da OK.
10. Se alege un plan (layout) pentru slide-ul titlu si se completeaza titlul si alte informatii care se doresc.
11. Se da comanda New Slide (din meniul Insert) sau se alege Common Tasks (de pe bara de unelte Formatting) si apoi New Slide si se alege planul pentru urmatorul slide.
12. Se completeaza noul slide (care este deja formatat potrivit template-ului selectat).
13. Se repeta pasii 5 si 6 pana la completarea prezentarii.
14. Se salveaza sub un nume propriu.

Crearea unei prezentari pornind de la o prezentare existenta

Crearea unei prezentari pe baza unui template

Crearea unei prezentari pe baza unei schite (outline)

Printr-un outline se intelege un document de tip text formatat intr-o structura ierarhizata de stiluri. Se pot utiliza documente Word (.doc), documente Rich Text Format (.rtf), documente text (.txt), sau HTML (.htm). La importul unui document Word, HTML sau RTF, PowerPoint utilizeaza structura de stiluri a outline-ului: heading 1 devine titlu de slide, heading 2 devine primul nivel de lista etc. Daca documentul nu contine stiluri, PowerPoint foloseste indentarea paragrafelor pentru identificarea nivelelor de lista. Cu acelasi rol sunt utilizate caracterele TAB situate la inceputul paragrafelor la importul unui fisier text (.txt) iar slide-ul master al prezentarii curente determina formatul titlurilor.si al textelor.

Este de remarcat ca un document deschis in Microsoft Word poate fi deschis direct in PowerPoint prin comanda Send To din meniul File si selectarea optiunii Microsoft PowerPoint.

Crearea prezentarii prin importul unui outline

1. Se da comanda Open din meniul File.
2. In lista Files of type se alege All outlines.
3. Se alege din lista Name documentul dorit.
4. In zona outline a prezentarii se selecteaza slide-ul dupa care are loc inserarea.
5. Se da comanda Slides from Outline din meniul Insert.
6. Se alege, din dialogul afisat, documentul care contine outline-ul inserat.

Inserarea unui outline intr-o prezentare existenta

Crearea unei prezentari pornind de la zero

Procedura este similara celei de creare a unei prezentari pe baza unui template de proiectare.

1. Se da comanda New de pe bara de unelte Standard (sau prin succesiunea File - New - fisa General - Blank Presentation) si se alege layout-ul pentru slide-ul titlu.
2. Se completeaza slide-ul titlu.
3. Se da comanda New Slide (din meniul Insert) sau se alege Common Tasks (de pe bara de unelte Formatting) si apoi New Slide si se alege planul pentru urmatorul slide.
4. Se completeaza noul slide.
5. Se repeta pasii 4 si 5 pana la completarea prezentarii.
6. Se modifica prezentarea potrivit necesitatilor.
7. Se salveaza fisierul sub un nume propriu.

Proiectarea slide-urilor

Ca si celelalte aplicatii din Microsoft Office, PowerPoint permite utilizarea mai multor tipuri de vizualizari a unei prezentari. In fiecare dintre acestea se efectueaza mai simplu anumite operatiuni cu diapozitivele. Ideea centrala este aceea ca slide-urile prezentarii se creeaza secvential. Fiecare slide poate sa contina diferite obiecte (zone text si grafica), editarea acestora efectuandu-se cu tehnici similare celorlalte aplicatii (Word, Excel) din Microsoft Office. De asemenea, unui slide i  se pot fixa atribute privind executia si i se pot atasa efecte grafice si sonore. Ordinea slide-urilor, element de baza al reprezentatiei, se poate modifica oricand in timpul proiectarii sau poate fi fixata dinamic in timpul reprezentatiei prin introducerea unor controale.